Популярное

Loading...

Как написать деловое письмо

Вы считаете, что писать письма уже не модно и не принято? Увы, вы ошибаетесь. Возможно написанные не от руки, не запечатанные в конверт и не доставленные почтальоном адресату, а отправленные при помощи электронной почты. Такие письма сегодня считаются наиболее важным и удобным способом общения и передачи информации.

Письма друзьям или родителям не имеют жестких рамок оформления, все они в творческом смысле индивидуальны, имеют свою душу и свое обаяние. Но существует еще одна сфера общения, где оформлению письма уделяется повышенное внимание – это деловая переписка. Данный вид общения используют партнеры по бизнесу, заказчики, клиенты, сотрудники и работодатели. Поэтому надо точно знать правила написания таких писем, отличия личного и делового писем, как правильно составить деловое письмо для различных ситуаций, какие использовать слова, в какой последовательности их разместить. Ведь любое отступление от установленных правил может сделать письмо юридически неправомерным. Так как написать деловое письмо правильно?

Особенности делового письма


Особенности делового письма Во-первых, необходимо использовать фирменный бланк с указанием всех данных: полное и сокращенное наименование компании, ее логотип, почтовый и электронный адреса, телефоны, банковские реквизиты.

Во-вторых, текст должен быть максимально кратким, но в тоже время полностью раскрывать вопрос, который предполагается решить данным конкретным посланием: будь то предложение, просьба, поручение, подтверждение, претензия, напоминание, запрос, соболезнование, поздравление или ответ на них.



В-третьих, изложение должно быть плавным, удобочитаемым и грамотным. Предложений, к концу которых теряется нить повествования, следует избегать. Всегда надо помнить: встречать будут по одежке. Поэтому, безукоризненно оформленная и составленная «бумага» повышает шансы на благоприятное разрешение дела и способствует формированию у адресата позитивного мнения о компании.

Общепринятые правила написания


Письмо начинается с шапки, которая выносится в правый верхний угол бланка. В ней, как правило, жирным шрифтом указывается полное название должности получателя, его фамилия и инициалы: «Председателю Союза писателей Пушкину А.С.».

Ниже, по центру, располагается само обращение, в котором указывается либо личное имя, либо должность. Винегрета из того и другого делать не стоит. Например, по имени: «Уважаемый господин Пушкин» или «Уважаемый Александр Сергеевич», по должности: «Уважаемый господин председатель». Чем руководит человек – указывать не надо, в шапке об этом уже сказано.

Общепринятые правила написания В конце обращения, в зависимости от тона письма, можно поставить восклицательный знак. При этом следует избегать корявых (неблагозвучных) сочетаний, к примеру: «Уважаемый господин заместитель начальника». Здесь лучше обратиться по имени. Кроме того, в деловых письмах не используются различные сокращения: «т.к.», «г-н», «г-жа», «и т.д.», «и т.п.», а также инициалы человека.

Повествование необходимо начать со вступления, где кратко изложить причины и цели написания письма. Затем излагается непосредственно суть и идея делового письма (просьба, предложение, поздравление и т.д.). Завершает письмо краткое резюме, где рекомендуется употреблять следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…» и подобные.

Если вместе с письмом необходимо отправить дополнительные документы, то после основного текста делается пометка «Приложение», и перечисляются названия документов с указанием количества листов. Либо проще: «Приложение на ... листах».

Все деловые письма подписываются руководителем. Процедура подписания начинается обычно со слов, указывающих на лояльность и дружелюбие: «С уважением,..», «С глубоким уважением,..». Далее, слева направо: должность руководителя, подпись, инициалы и фамилия. Ставится дата, и письмо готово.

Рекомендуем


Обратная связь